Digitaal Zaakdossier
Een korte geschiedenis

De rechtspraak in Nederland maakt zoals veel overheden gebruik van oude systemen. Voor civiele en bestuursrechtelijke zaken zijn er twee belangrijke systemen om de zaken te kunnen voeren. De rechtbanken en hoven in Nederland maken voor de zakenadministratie en termijnbewaking gebruik van een digitaal systeem dat dateert van de jaren negentig van de vorige eeuw. Daarnaast wordt voor het uitwisselen van stukken tussen partijen en rechters gebruik gemaakt van het aloude papier ondersteund door e-mail. De lezer zal begrijpen dat er bij iedereen die betrokken is bij civiele en bestuursrechtelijke zaken de behoefte bestaat om beide systemen te moderniseren. Die behoefte en de technische mogelijkheden bestaan al lang en dus is de rechtspraak in Nederland al in 2012 het programma KEI gestart. Het programma KEI voorzag in het vernieuwen van zowel de zakenadministratie en termijnbewaking als het digitaal uitwisselen van stukken. En daar bovenop is met nieuwe wetgeving een poging gewaagd om het procederen zelf te moderniseren. In 2017 werd de nieuwe werkwijze voor advocaten realiteit beginnend in twee ‘pilot’ arrondissementen. Na 10 maanden werd de stekker uit het hele programma getrokken. Dat kostte de rechtspraak € 200 miljoen. Alle effort die advocatenkantoren in de nieuwe werkwijze hadden geïnvesteerd was vergeefs.

Lessons learned

De rechtspraak kwam kort daarna met nieuwe plannen om de digitalisering van de rechtspraak nieuw leven in te blazen. Het basisplan digitalisering rechtspraak werd geïntroduceerd. Het basisplan beschrijft de ambities van de rechtspraak om te komen tot een modernere rechtspraak. De kernpunten van dat plan waren: kleiner, geen veranderingen in het procederen zelf, realistischer en focus alleen op het uitwisselen van documenten. De afgelopen 5 jaar heeft de Rechtspraak gewerkt aan een pragmatische invulling van dit plan. Geen torenhoge ambities maar stapsgewijs werken aan een nieuwe werkwijze.

basisplan-reset-digitalisering-civiel-en-bestuur-versie-1.0.pdf (rechtspraak.nl)

De Rechtspraak

Er wordt makkelijk gesproken over ´De Rechtspraak´. Ook wij gebruiken die term. De Rechtspraak wordt gevormd door alle dertien rechtbanken, vijf hoven en de hoge raad in Nederland. Deze organisaties hebben een aantal taken gezamelijk georganiseerd. Één van die taken is het organiseren en verzorgen van de IT ondersteuning. Daarvoor is IVO Rechtspraak in het leven geroepen. IVO staat voor Informatie Verwerkende Organisatie. IVO Rechtspraak werkt vanuit een centrale locatie in Utrecht. IVO Rechtspraak beheert bestaande IT systemen en bouwt en implementeert nieuwe IT systemen. Armarium werkt nauw samen met het projectteam Digitaal Zaakdossier bij IVO Rechtspraak.

Papierloos
Procederen zonder papier en e-mail

De rechtspraak heeft een simpele doelstelling geformuleerd: Advocaten zullen gaan procederen zonder papier en e-mail. Nadat de fax enkele jaren geleden verdwenen is zullen het oude vertrouwde papier en de meest recente modernisering (email) verdwijnen. Hoe krijgt een advocaat dan stukken bij de griffier? Het antwoord van de rechtspraak is simpel. Alle communicatie zal plaatsvinden via het uitwisselen van pdf documenten. Onder alle communicatie verstaat de rechtspraak de stukken met bijbehorende producties en de berichten die rond de zaak worden uitgewisseld.

Dit betekent voor het advocatenkantoor dat het printen en het behandelen/sorteren van grote stapels papier gaat verdwijnen. In plaats daarvan zal er meer kennis en vaardigheden gevraagd worden rond het maken van pdf bestanden.

Digitaal zaakdossier: Indienen en ontvangen

Het uitwisselen van pdf documenten bestaat uit twee stromen: indienen en ontvangen. Advocaten kunnen pdf documenten indienen. Ingediende documenten worden eerst bekeken en afgehandeld door de griffier. De griffier bepaalt of het document wordt opgenomen in het digitaal zaakdossier. Het digitaal zaakdossier in een zaak is de verzameling pdf documenten die door eisende en verwerende partij zijn ingediend aangevuld met stukken van de rechter zoals een (tussen)vonnis. Een gestelde advocaat kan alle pdf documenten die door de griffier in het digitaal zaakdossier zijn geplaatst, inzien.

Mijn Rechtspraak

Via de website van de Rechtspraak kan een advocaat naar het digitaal zaakdossier. Inloggen werkt op dezelfde manier als inloggen bij het roljournaal. Alle advocaten zijn daar al jaren mee vertrouwd. De rechtspraak geeft geïnteresseerden met enige regelmaat een demonstratie van de werking van het digitaal zaakdossier. Houd voor aankondigingen de nieuwsbrief van de rechtspraak in de gaten.

Maar als een advocatenkantoor veel procedeert dan volstaat de website van de Rechtspraak niet. Samengevat ontbreekt het aan overzicht en bestaat het risico op onvolledigheid. Voor deze kantoren heeft de rechtspraak een aansluitpunt ontwikkeld. Daarmee is het mogelijk om het digitaal zaakdossier te koppelen aan de systemen en werkwijzen van het advocatenkantoor. Vraag aan Armarium uitleg hoe dit gerealiseerd kan worden.

Het Roljournaal blijft

Op termijn wil de Rechtspraak ook de zakenadministratie en termijnbewaking vervangen door nieuwe systemen. Maar de aandacht gaat voorlopig uit naar het vervangen van papier door pdf documenten. Dat betekent dat de komende jaren het roljournaal met de formulieren daarin blijft bestaan.

Zaakstromen

De Rechtspraak introduceert het nieuwe digitaal procederen per zaakstroom en altijd in drie stappen. In de pilot fase kan een advocaat in één of twee arrondissementen stukken digitaal indienen. Na enkele maanden bepaalt de Rechtspraak wanneer in die zaakstroom alle arrondissementen digitaal gaan. De derde stap is de verplichtstelling van het digitaal stukken indienen. Zover is de Rechtspraak in juni 2024 nog niet, maar men is wel aan het nadenken wanneer de eerste zaakstroom verplicht wordt. Sinds oktober 2021 is het mogelijk om in beslagrekesten digitaal stukken in te dienen. Dat zal ook de eerste zaakstroom zijn waarin het niet meer is toegestaan om papier en veilig e-mailen te gebruiken.

Armarium

Armarium heeft meer dan 20 jaar ervaring met de IT-ondersteuning van rolzittingen en roladministraties van advocatenkantoren. De online bedrijfsapplicatie Armarium heeft een uitgebreide zakenadministratie en termijnbewaking met integratie van Microsoft 365. Alle wijzigingen in het roljournaal staan in Armarium overzichtelijk op een rij. En met de toevoeging van het digitaal zaakdossier aan Armarium heeft ieder advocatenkantoor een volledig overzicht van alle lopende zaken.

Meld u aan voor het webinar

Na de zomer zullen we in een webinar uitgebreid stil staan bij de toekomst van het procederen in Nederland.

Ontvang ons laatste nieuws in uw inbox.
Inhoudsopgave
Gerelateerde berichten